Stimuleer de samenwerking tussen al uw medewerkers in productie, op de werf, in de zorg-aan-huis of op kantoor met Alundi, het social intranet van uw bedrijf.
Waves, de prikborden van Alundi
Via de waves beschikt uw onderneming over een platform om de informatie te laten doorstromen tot op de werkvloer. Community Builders beschikken online over een uitgebreid pallet aan mogelijkheden om berichten te verrijken. Ze kunnen niet alleen foto’s en video’s integrereren, maar ook een pdf, een link naar formulieren, of een meerkeuzevraag toevoegen.
Met de hulp van multiple choice vragen verzamelt u snel en makkelijk feedback van medewerkers in productie. Zo kan u peilen naar hun tevredenheid, hen vragen om hun aanwezigheid te bevestigen voor een event, of polsen naar hoe zij denken dat bepaalde processen kunnen verbeterd worden. Bovendien kan u al hun antwoorden bijhouden op hun gebruikersprofiel.
Daarnaast kunnen Waves ingericht worden als een FAQ-pagina waarin medewerkers eenvoudig het antwoord terug kunnen vinden op veel gestelde vragen. Een directe quick win voor uw meest bevraagde diensten. En omdat alle berichten in Alundi vertaalbaar zijn (in meer dan 50 talen) behoren misverstanden en onbegrip ook tot het verleden.
Gebruik video’s dan weer om medewerkers de kans te bieden om bijkomende opleidingen te volgen wanneer het hen best past, of leg uit wat er in hun directe werkomgeving of aan hun tools kan verbeterd worden.
Tot slot houdt u de vinger aan de pols via comments en likes. Stimuleer interactie en feedback in uw teams en ontdek wat zij echt belangrijk vinden.
Alundi-formulieren
EFFICIËNTIEBOOST VOOR INTERNE PROCESSEN
Community Builders kunnen complexe formulieren met een gebruiksvriendelijke online tool samenstellen op basis van een uitgebreid pallet aan invulvelden. Een uitklapveld dat de keuze laat tussen verschillende opties, een aankruisvak, een knop om barcodes in te scannen, een knop om bestanden te bewaren,… het is allemaal beschikbaar in de basisversie van Alundi. Zelfs voorwaardelijke subniveaus behoren tot de mogelijkheden.
Formulieren worden in realtime beschikbaar gemaakt in de app en kunnen eveneens vertaald worden via de Alundi-vertaalhulp. En de Community Builder kan het zo instellen dat een formulier onmiddellijk na het invullen een melding stuurt naar de beheerder. Een verlofaanvraag is op die manier onmiddellijk bij de juiste persoon en de afhandeling kan dus veel sneller verlopen. En via een API-koppeling kunnen formulieren dan weer rechtstreeks ingelezen worden in het ERP-systeem van de onderneming. Formulieren in Alundi worden gebruikt voor de meest diverse toepassingen:
- Melden van afwezigheid
- Verlof of fietsvergoeding aanvragen
- Beroepskledij bestellen
- Defecten aan toestellen melden
- Opmaken van prestatierapporten
- ...
Upload en deel pdf’s via Bibliotheken
Praktische documenten, zoals handleidingen of gedragscodes, kunt u opslaan in bibliotheken. De toegangsrechten worden centraal beheerd door de community builder. Voortaan beschikt iedereen over dezelfde documenten en de meest recente versies ervan!
Daarnaast kan u met de HR-module in batch vertrouwelijke documenten zoals loonbriefjes of detacheringsdocumenten in één beweging voor uw volledig medewerkersbestand uploaden. De verdeling van loonbriefjes onder enveloppe behoort hiermee definitief tot het verleden.
Herinnering en dialoog
Stuur uw medewerkers een korte dringende boodschap en krijg een leesbevestiging. Mewerkers die Alundi nog niet geïnstalleerd hebben, kunt u altijd bereiken via SMS. Hoe dan ook, met een Alundi-Alert bent u er zeker van dat iedereen verwittigd is.
Bepaal per team of alle leden met elkaar kunnen chatten, of dat ze enkel met hun supervisor of met de HR-manager berichten kunnen uitwisselen. Toch liever ad hoc een teamoverschrijdende chatgroep inrichten? De Community Builder organiseert het zonder veel moeite en behoudt tevens het overzicht.
De Alundi-messenger kan via API gekoppeld worden aan de centrale planning. Op die manier ontvangen uw medewerkers rechtstreeks hun planning voor de volgende dag.
Chatberichten kunnen bovendien vertaald worden in de taal van de gebruiker. Dit is dé oplossing om de taalbarrière tussen collega’s te overbruggen en heeft een positieve impact op de betrokkenheid van alle medewerkers.
Gebruik de moedertaal van uw medewerkers
De werkvloer kleurt steeds internationaler. Daarom beschikt Alundi over ingebouwde vertaalhulp. Werknemers kunnen steeds beslissen om de berichten op een prikbord of in een chat te vertalen. Zelfs een formulier in het Nederlands wordt vlot vertaald. De vertaalhulp is beschikbaar in meer dan 50 wereldtalen, waaronder Pools, Roemeens, Hongaars,… maar ook Chinees en Arabisch. Dankzij Alundi wordt alle interne informatie beschikbaar in de moedertaal van uw medewerkers. U hoeft niets meer te vertalen en u bent er zeker van dat uw medewerkers de laatste veiligheidsinstructies goed begrijpen.
Multifunctionele kiosk
In Alundi bepaalt de beheerder hoe het startscherm er uitziet. Op die manier kan de aandacht gevestigd geworden op nieuwe belangrijke berichten of documenten. Tevens worden een aantal basisformulieren permanent beschikbaar gemaakt aan uw medewerkers. U geeft via het startscherm ook gemakkelijk toegang tot een trainingsfilmpje of maakt u de preventieadviseur rechtstreeks bereikbaar via chat.
De layout van het startscherm kan per team verschillend worden geconfigureerd. Zo bent u er zeker van dat enkel relevante informatie en processen getoond worden.
Afspraken maken wordt nu heel gemakkelijk
Community Builders hebben vanuit de backoffice rechtstreeks toegang tot de persoonlijke agenda van de gebruikers in Alundi. Op die manier kunnen ze heel gemakkelijk een afspraak maken. Aan de afspraak kan een pdf-document of een formulier toegevoegd worden. De gebruiker kan doorklikken op het adres om de weg te vinden via Google Maps. Ook kan gevraagd worden om de afspraak te bevestigen. Op die manier worden alle misverstanden uitgesloten. De gevraagde bevestigingen worden op een overzichtelijke manier in de backoffice opgevolgd.
Volgend voorbeeld maakt dit alles wat concreter. Een Community Builder kan in de persoonlijke agenda van een medewerker een complete werkopdracht noteren. De medewerker zal dus niet alleen geïnformeerd worden van waar en wanneer hij verwacht wordt, hij zal eveneens een korte uitleg kunnen krijgen van wat er verwacht wordt en desnoods wordt een pdf met de plannen aan de opdracht toegevoegd. Daarnaast vindt hij een formulier waarin hij na afloop noteert hoeveel uur hij gewerkt heeft en welk materiaal er verbruikt werd.
Daarnaast kunnen Community Builders ook thema gerelateerde agenda’s of planningen aanmaken. Hiermee wordt het bijvoorbeeld mogelijk om de verlofkalender ter beschikking te stellen, of de agenda van de loonbetalingen. De planning van een afdeling of project kan vanzelfsprekend ook op die manier worden gecommuniceerd.
En via een API-koppeling is het mogelijk om de planning uit het ERP rechtstreeks in te lezen in de agenda van uw medewerkers.
Een prikklok op smartphone
In Alundi is het heel eenvoudig om een of meerdere timers te configureren. Timers zijn kanalen waarmee men de aanwezigheid kan laten bevestigen.
Een timer kan geconfigureerd worden per groep van medewerkers of per soort activiteit. Daarbij kan ingesteld worden of medewerkers al dan niet een QR-code moeten scannen bij het starten en stoppen van de timer.
Tevens kunnen timers zo geconfigureerd worden dat bij het starten en stoppen van de tijdsregistratie ook de locatie wordt bewaard in Alundi.
Alle registraties kunnen in de backoffice in detail bekeken worden en geëxporteerd worden in Microsoft Excel voor verdere verwerking. Via een API is een koppeling met uw ERP ook mogelijk.
Opvolging professioneel aangepakt
Bij het configureren van een formulier kon men er al voor kiezen om een ingevuld exemplaar als pdf af te leveren in de mailbox van de procesmanager.
Met ticketingkanalen gaan we naar de next level. Hiermee is het mogelijk om ingevulde formulieren af te leveren als een ticket in de backoffice van Alundi. Procesmanagers kunnen gebruik van tags om de binnenkomende vragen te ordenen, prioriteiten toe te kennen en zelfs te delegeren naar collega’s.
De binnenkomende vragen kunnen zo centraal opgevolgd worden door meerdere procesmanagers. Via het ticket kan ook een antwoord gegeven worden aan medewerker. En van zodra de vraag is opgelost, wordt het ticket afgesloten. Zo eenvoudig werkt het.
Snel en correct antwoorden op basis van templates
Vaak komt het voor dat medewerkers dezelfde vraag stellen waarop steeds het zelfde gestandaardiseerd antwoord moet gegeven worden. In Alundi kan men het antwoord op deze vragen als een template bewaren.
Deze berichten kunnen daarna met uitgestelde datum gepost worden op het persoonlijk prikbord van één of meerdere medewerkers. Per bericht wordt bijgehouden aan wie en wanneer het bericht werd verzonden.
De Community Builders van Alundi zijn zonder uitzondering fervente gebruikers van Lib Waves.
Interne communicatie geautomatiseerd
Een campagne is een opeenvolging van communicatie-touchpoints op basis van vaste intervallen.
Om te werken aan de bewustwording inzake veiligheid, kwaliteit, tevredenheid zijn campagnes de ideale oplossing.
Ook bij het onboardingsproces kunnen campagnes ingezet worden. En daarbij is het gemakkelijk om een onderscheid te maken tussen de onboarding van bijvoorbeeld vaste en tijdelijke medewerkers. Een dergelijke campagne zou kunnen starten op de eerste werkdag met een videobericht van de CEO op het prikbord van de nieuwe medewerker. Drie dagen later wordt de verlofkalender gepubliceerd. Na zeven dagen volgt een kleine tevredenheidsvraag. 14 dagen later volgt een uitnodiging voor een evaluatiegesprek. De HR-manager ontvangt daarbij automatisch een bevestiging in zijn mailbox, enz.
Voordeel is dat iedere nieuwe medewerker zonder uitzondering het zelfde proces doorloopt en dat u een systematische opvolging en rapportering heeft.
Doeltreffend beheer* van teams en medewerkers.
DANKZIJ ZIJN UNIEKE SCHAALBAARHEID EN FLEXIBILITEIT IS ALUNDI DE IDEALE TOOL VOOR BEDRIJVEN MET VEEL PRODUCTIEMEDEWERKERS
Alundi is een eenvoudig te beheren communicatieplatform. Uw bedrijf behoudt de volledige controle over zijn informatiestromen. Daarnaast werd Alundi ontwikkeld in Europa voor Europese bedrijven. We ontwikkelen dus comform de richtlijnen van GDPR en ISO-27001. Uw gegevens zijn dus veilig bij Alundi.
(*) Realtime-koppeling met uw HR-Informatiesysteem is mogelijk.
Hybride architectuur
Alundi is een Saas-oplossing waaraan een multifunctionele app is gekoppeld. Het platform is een volledige toolbox voor HR-support, interne communicatie en samenwerking die onmiddellijk beschikbaar is. De configuratie vereist geen IT-kennis en is perfect haalbaar voor medewerkers in HR of communicatie.
Daarnaast is het mogelijk om alle informatiekanalen (alerts, chat, prikborden, documenten, formulieren) en het gebruikersbeheer te koppelen aan het HR Informatiesysteem, de planning of ERP. Wij ontwikkelen deze API’s volledig zelf en zijn flexibel om op maat van de onderneming een passend antwoord te vinden.
Tot de mogelijkheden behoren:
- Volledig automatisch toegang geven aan werknemers tot de app, definiëren van gebruikersgroepen en bepalen op welke manier deze mensen met elkaar kunnen communiceren;
- De toegang tot het platform automatisch afsluiten nadat een werknemer de onderneming heeft verlaten;
- Het distribueren van loonstrookjes, detacheringsdocumenten, en dergelijke;
- Invulformulieren per opdracht aanbieden aan medewerkers (op verplaatsing) en de ingevulde formulieren terugkoppelen naar het ERP-systeem;
- Het uitsturen van de individuele planning via chat vanuit de dispatching;
- ….
