Aangepast op 10/06/2020

Deze Privacy & Cookie Policy is van toepassing op uw gebruik van ‘Motena met een glimlach’, een gebruiksvriendelijke app die gebruik maakt van het platform voor interne communicatie van Alundi bv. Motena met een glimlach omvat een online platform voor het beheer én een gratis app voor de gebruikers.

Vooraleer u op een of andere wijze gebruik maakt van Motena met een glimlach, willen we u vragen om deze Privacy & Cookie Policy aandachtig te lezen. Hij bevat essentiële informatie over hoe we uw persoonsgegevens verwerken, welke cookies we gebruiken, de rechten die u kunt doen gelden en de maatregelen die wij nemen om uw persoonsgegevens te beschermen.

Door gebruik te maken Motena met een glimlach, verklaart u kennis te hebben genomen van deze Privacy & Cookie Policy en gaat u uitdrukkelijk akkoord met de inhoud ervan.

De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is Motena ocmw, een vennootschap naar Belgisch recht, met maatschappelijke zetel te Gasthuisstraat 10, 8800 Roeselare en ingeschreven in het K.B.O. onder nummer BE0537951706 (hierna: “Motena”).

Inhoudsopgave

Artikel   1 – Welke gegevens we over u verwerken

Artikel   2 – Waarvoor we uw persoonsgegevens gebruiken

Artikel   3 – Hoe we uw persoonsgegevens delen met derden

Artikel   4 – Hoelang we uw persoonsgegevens bewaren

Artikel   5 – Uw rechten

Artikel   6 – Hoe we uw persoonsgegevens beveiligen

Artikel   7 – Cookies

Artikel 1      Welke gegevens we over u verwerken

Motena verzamelt en verwerkt in het kader van het gebruik van Motena met een glimlach verschillende categorieën van persoonsgegevens in verband met u:

• Categorie 1 – Bij ieder gebruik van Motena met een glimlach kunnen op basis van cookies en gelijkaardige technologieën verschillende persoonsgegevens over u verzameld worden, met name uw IP-adres, datum en tijdstip van het gebruik van Motena met een glimlach, apparaattype, algemene locatie, besturingssysteem en browser.
• Categorie 2 – Wanneer u gebruik maakt van de functionaliteiten van Motena met een glimlach kunnen we informatie over u verzamelen, met name uw naam, voornaam, GSMnummer, medewerkersnummer, rijksregisternummer, datum in- en uitdiensttreding, geboortedatum, geslacht, functie, taal, campagnehistorieken, communicatievoorkeuren, contacthistorieken, enquêtes en feedback, profielfoto, authenticatiegegevens, accountinformatie, geo-locatie, kijk- en gedragsgegevens, gegevens inzake logging en monitoring, inhoudsgegevens waaronder alle vormen van inhoud die door u worden geüpload, opgeslagen en overgedragen en eventuele andere gegevens die u ons overmaakt.
• Categorie 3 – Wanneer u gebruik maakt van de functionaliteiten van Motena met een glimlach kunnen we ook gevoelige gegevens over u verzamelen, met name medische gegevens.
• Categorie 4 – Als u ons belt, mailt of een ondersteuningsverzoek indient, dan kunnen we de volgende persoonsgegevens verzamelen: uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, evenals de gegevens die u zelf vrijgeeft.

Artikel 2      Waarvoor we uw persoonsgegevens gebruiken

Motena zal uw persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van gebruiken om:

• Categorie 1 – Motena met een glimlach te onderhouden en verbeteren en om persoonsgegevens op te nemen in anonieme statistieken waaruit de identiteit van specifieke personen niet achterhaald kan worden, met als rechtsgrond uw expliciete, voorafgaande toestemming bij uw eerste bezoek aan Motena met een glimlach.
• Categorie 2 – een gebruikersprofiel voor u op te maken en te beheren, om u toegang te kunnen verschaffen tot Motena met een glimlach en voor het personeelsbeheer, met als rechtsgrond de uitvoering van onze overeenkomst met u, het voldoen aan een wettelijke verplichting en/of uw expliciete, voorafgaande toestemming voor zover dit wettelijk vereist is.
• Categorie 3 – het personeelsbeheer, met als rechtsgrond uw expliciete, voorafgaande toestemming en/of gerechtvaardigd belang
• Categorie 4 – uw vraag, verzoek of andere melding te kunnen behandelen en beantwoorden, met als rechtsgrond uw expliciete, voorafgaande toestemming online en ons gerechtvaardigd belang bij telefonisch contact.

Artikel 3      Hoe we uw persoonsgegevens delen met derden

1. Motena doet beroep op een derde-dienstverlener, met name Alundi bv. Indien dit noodzakelijk is voor hun dienstverlening, kan Motena uw persoonsgegevens aan Alundi bv overmaken. Alundi bv is een verwerker in de zin van de AVG en zal uw persoonsgegevens enkel verwerken met inachtneming van de instructies van Motena.
2. Motena doet gebeurlijk beroep op derden die persoonsgegevens bewaren buiten de Europese Economische Ruimte. Wij nemen daarbij alle mogelijke maatregelen om de veiligheid van uw gegevens te garanderen en verwachten van deze derden dat zij uw gegevens even veilig bewaren als dat wij zelf dat doen. Wij leven ook de verplichtingen inzake data export na die de AVG ons oplegt.
3. Als wij onze activiteiten ooit stopzetten of overdragen aan iemand anders, bijvoorbeeld omdat we failliet gaan of onze activiteiten verkopen, dan kan dat betekenen dat uw persoonsgegevens aan derden, die geheel of gedeeltelijk onze activiteiten gaan overnemen, worden overgedragen. Motena zal u in dat geval steeds in de mate van het mogelijke vooraf informeren, maar u begrijpt dat dit niet onder alle omstandigheden technisch of commercieel haalbaar is.
4. In zeldzame gevallen kunnen wij verplicht zijn om persoonsgegevens bekend te maken aan bevoegde autoriteiten op basis van een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving. Wij proberen u naar best vermogen vooraf te informeren, tenzij dat om wettelijke redenen niet kan.

Artikel 4      Hoelang we uw persoonsgegevens bewaren

Wij bewaren uw persoonsgegevens zolang dit noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en de wettelijke voorschriften. Zes maanden nadat uw arbeidscontract werd beëindigd zullen al uw persoonsgegevens geanonimiseerd worden.

Artikel 5      Uw rechten

U heeft het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens en van het gebruik dat wij van die persoonsgegevens maken. U heeft het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen. U mag in een aantal gevallen opgesomd in de AGV ook vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. U heeft het recht om zich te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens als u daar ernstige en legitieme redenen voor heeft die onze noodzaak om uw gegevens te  verwerken overstijgen. U heeft ook steeds het recht om zich te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing, zelfs zonder daarvoor een reden te moeten aangeven. U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens in digitale en leesbare vorm op te vragen en/of aan andere verantwoordelijken over te laten dragen aan een andere dienstverlener van uw keuze.  Voor zover onze verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, heeft u het recht om die toestemming in te trekken.

U kan uw rechten uitoefenen per e-mail naar HR@motena.be of per post naar 8800 Roeselare, Gasthuisstraat 10. U kan uw rechten ook steeds uitoefenen bij het HR-departement van Motena.

U beschikt over het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

Tel : +32 (0)2 274 48 00

contact@apd-gba.be.

U kan desgevallend ook terecht voor de burgerlijke rechtbank voor het vorderen van schadevergoeding.

Artikel 6      Hoe we uw persoonsgegevens beveiligen

Wij hebben de gepaste veiligheidsmaatregelen genomen op technisch en organisatorisch vlak om de veiligheid van uw persoonsgegevens te garanderen. Naast een intensieve bewustmakingstraining voor iedereen die toegang heeft tot de persoonsgegevens voorzien we ook in de nodige controles. Firewalls, data-encryptie en antivirussoftware zijn steeds up to date om de hoogste vorm van beveiliging te kunnen garanderen.

In geen geval kan Motena aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.

Artikel 7      Cookies

Motena met een glimlach gebruikt cookies en gelijkaardige technologieën. Dit helpt ons om u een betere gebruikerservaring te bieden wanneer u Motena met een glimlach gebruikt en laat ons ook toe Motena met een glimlach te optimaliseren. Zonder uw voorafgaande toestemming plaatsen wij uitsluitend de puur functionele cookies die noodzakelijk zijn om Motena met een glimlach correct te laten werken. Voor alle andere cookies vragen wij eerst uw toestemming.

Onderstaande cookielijst geeft u een overzicht van de cookies die Motena met een glimlach gebruikt.

Cookielijst

Een cookie is een klein tekstbestandje met gegevens dat een website (wanneer een gebruiker deze bezoekt) op uw apparaat wil opslaan om zodoende informatie over u, zoals uw taalvoorkeur of inloginformatie, te kunnen herinneren. Deze cookies worden door ons ingesteld en heten interne cookies. Daarnaast gebruiken we externe cookies, namelijk cookies van een ander domein dan waar u zich bevindt. We gebruiken de cookies en andere tracking-technologieën voor de volgende doeleinden:

Strikt noodzakelijke cookies

Deze cookies slaan geen persoonlijk identificeerbare informatie op, maar zijn nodig om Motena met een glimlach te laten werken en kunnen om die reden niet uitgeschakeld worden. In de meeste gevallen worden deze cookies alleen gebruikt wanneer u een dienst aanvraagt, bijvoorbeeld uw privacyinstellingen registreren, in Motena met een glimlach inloggen of een formulier invullen. U kunt instellen om deze cookies te blokkeren of om u voor deze cookies te waarschuwen, maar sommige delen van Motena met een glimlach zullen dan niet werken.

Naam	Herkomst	Functie	Bewaartijd
Sessie	Motena met een glimlach	Houdt de gegevens bij voor de huidige login-sessie	Tot 30 minuten na laatste activiteit

Functionele cookies

Deze cookies stellen Motena met een glimlach in staat om extra functies en persoonlijke instellingen aan te bieden. Ze kunnen ingesteld worden door ons of door externe aanbieders van diensten die we op onze pagina’s hebben geplaatst. Als u deze cookies niet toestaat, kunnen deze of sommige van deze diensten wellicht niet correct werken. 

Naam	Herkomst	Functie	Bewaartijd
Voorkeuren	Motena met een glimlach	Houdt voorkeuren vast, bvb filters en tabelgroottes	18 maand

Als u vaststelt dat andere cookies via Motena met een glimlach geplaatst worden, danken wij u ons daarvan onmiddellijk te verwittigen, zodat wij de nodige aanpassingen kunnen doen.

We geven u zo veel mogelijk informatie over cookies geplaatst door derde partijen. Als u toch meer wil weten, verwijzen we u graag naar de privacyverklaringen van deze partijen op hun respectieve websites. Let op: wij oefenen geen enkele invloed uit op de inhoud van die verklaringen, noch op de inhoud van de cookies van deze derde partijen.

Bij uw eerste bezoek aan Motena met een glimlach wordt u gevraagd om onze cookies te aanvaarden. U kan nadien uw keuzes op elk ogenblik zelf beheren.

Als u verder nog vragen of opmerkingen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, contacteer ons dan per e-mail op hr@motena.be. U kan ook steeds terecht bij het HR-departement van Motena.

Meer informatie over cookies vindt u ook op: http://www.allaboutcookies.org/.

Meer informatie over online behavioural advertising en online privacy vindt u hier: http://www.youronlinechoices.eu/.